La frustración del gerente: cuando la asistencia se convierte en un problema
María, gerente de operaciones en una empresa de servicios, revisaba los reportes de asistencia con frustración. Sus consultores reportaban jornadas completas en oficinas de clientes, pero algunos registros mostraban inconsistencias imposibles: marcaban asistencia desde ubicaciones que no coincidían con sus citas programadas. El problema no era solo de confianza, sino de gestión: ¿cómo asegurar que su equipo realmente estaba donde debía estar, especialmente cuando trabajaban de forma remota o en campo? Esta situación, común en muchas empresas, evidenciaba la necesidad de un control más inteligente del marcado de asistencia.
Configuración por niveles: la clave de la flexibilidad empresarial
La solución no es aplicar una política única para todos, sino configurar el sistema en tres niveles distintos que se adapten a las necesidades específicas de cada rol y situación. Esta estructura permite mantener la flexibilidad necesaria en entornos empresariales dinámicos.
Historia aplicada: En Ganemo, trabajamos con una empresa manufacturera que necesitaba distintos controles para diferentes departamentos. Mientras los operarios de planta requerían un control estricto de ubicación, los comerciales necesitaban mayor flexibilidad por sus constantes visitas a clientes. Configuramos el sistema por niveles, permitiendo que cada perfil tuviera políticas adecuadas a sus funciones reales.
Nivel 1: Configuración por compañía (valores por defecto)
El primer nivel se configura a nivel de compañía, estableciendo los valores por defecto que aplicarán en toda la organización. Aquí defines si permites el control por geolocalización, el radio máximo permitido (generalmente 100 metros), y las políticas para diferentes escenarios: qué hacer cuando un empleado está fuera del área permitida, cuando la confianza del GPS es baja, o cuando no hay GPS disponible.
Caso de uso real: Una empresa de logística con múltiples sucursales implementó estos valores por defecto a través de Ganemo. Configuraron que, por defecto, todos los empleados debían marcar asistencia dentro de un radio de 100 metros de sus ubicaciones asignadas. Sin embargo, como estos eran solo valores por defecto, pudieron ajustarlos posteriormente para perfiles específicos que requerían excepciones justificadas.
Nivel 2: Configuración por puesto de trabajo (la verdadera política)
Este es el nivel más importante, donde realmente defines las políticas que aplicarán a cada perfil. En la configuración de cada puesto de trabajo (Job Position) estableces los criterios específicos: activar o desactivar el control por geolocalización, definir el radio permitido, y determinar qué acciones tomar en cada escenario posible.
Ejemplo empresarial: Un cliente de Ganemo en el sector educativo tenía necesidades muy distintas para diferentes roles. Para los profesores que debían estar físicamente en el campus, configuramos un control estricto con bloqueo si estaban fuera del área. Para el personal administrativo que a veces trabajaba desde casa, configuramos políticas más flexibles que permitían el marcado con justificación. Esta granularidad solo es posible con una configuración por puesto bien estructurada.
Nivel 3: Configuración de ubicaciones por empleado
Finalmente, defines en cada ficha de empleado las ubicaciones específicas donde debería marcar asistencia. Puedes configurar ubicaciones por día de la semana o una ubicación general principal. Cada ubicación debe tener su latitud y longitud exacta para que el sistema pueda comparar la ubicación real del empleado con la ubicación esperada.
Historia de implementación: Una empresa de construcción que implementó el sistema con Ganemo enfrentaba el reto de empleados que trabajaban en diferentes obras cada día. Configuramos ubicaciones específicas para cada proyecto y las asignamos a los empleados según su calendario de obras. Cuando un empleado intentaba marcar asistencia, el sistema validaba si estaba en la obra correcta del día, mejorando significativamente el control de presencia en sitio.
Políticas configurables: adaptándose a cada necesidad
El sistema permite configurar qué hacer en cada situación posible: cuando el empleado está fuera del área permitida (bloquear, permitir con justificación, o permitir con advertencia), cuando la confianza del GPS es baja, cuando no hay GPS disponible, o cuando no hay ubicación configurada. Esta flexibilidad cubre todas las casuísticas reales que pueden presentarse en el día a día empresarial.
Caso práctico: Un cliente del sector salud que trabajamos en Ganemo necesitaba políticas distintas según el tipo de personal. Para el personal de guardia que debía estar disponible inmediatamente, configuramos bloqueo total si no estaban en la ubicación asignada. Para investigadores que trabajaban en campo, configuramos políticas que permitían el marcado con justificación detallada, manteniendo el control sin obstaculizar su movilidad necesaria.
Implementación y prueba del sistema
Una vez configurados los tres niveles y las políticas, el sistema está listo para funcionar. Cuando un empleado intenta marcar asistencia, Odoo compara su ubicación real (obtenida del GPS de su dispositivo) con la ubicación configurada para ese momento. Si está dentro del radio permitido, el marcado se realiza normalmente. Si está fuera, aplica la política configurada para su puesto específico.
Experiencia real: Al implementar este sistema con Ganemo, una empresa de servicios profesionales realizó pruebas controladas con diferentes escenarios. Verificaron que el sistema bloqueaba correctamente cuando un empleado intentaba marcar desde una ubicación no autorizada, pero permitía el marcado con justificación cuando correspondía según las políticas de su puesto. Esta validación les dio la confianza para implementar el sistema en toda la organización.
Obtención e implementación del módulo
El módulo de control de asistencia con geolocalización está disponible para todas las instancias de Odoo que permitan añadir módulos. Si ya eres cliente de Ganemo con mantenimiento de recursos humanos, el módulo está incluido sin costo adicional. Si trabajas con otro partner o eres usuario independiente, puedes adquirirlo a través de la tienda de aplicaciones de Odoo.
Ventaja Ganemo: Lo que hace especial este módulo es que fue desarrollado en colaboración directa con empresas reales, incluyendo feedback de clientes de Ganemo durante su desarrollo. Esta aproximación práctica asegura que cubre las necesidades reales de las empresas, no solo teóricas. Además, nuestro equipo de implementación en Ganemo puede ayudarte a configurarlo según las particularidades de tu organización, asegurando una adopción sin problemas.
Transformando el control de asistencia en una ventaja competitiva
Implementar un sistema de control de asistencia con geolocalización no se trata solo de control, sino de optimización. Empresas que han trabajado con Ganemo en esta implementación reportan no solo mayor transparencia en el marcado, sino también datos valiosos para optimizar la logística de sus equipos, entender patrones de movilidad, y tomar decisiones basadas en información real de presencia.
La clave del éxito, como hemos visto en múltiples implementaciones con Ganemo, está en la configuración cuidadosa por niveles y la adaptación de políticas a las realidades de cada perfil. No se trata de aplicar restricciones indiscriminadas, sino de crear un sistema inteligente que apoye tanto la operación como la flexibilidad necesaria en entornos empresariales modernos.
¿Tu equipo marca asistencia desde cualquier lugar? Cómo el control por geolocalización resuelve este problema empresarial