La frustración del repartidor que también debe ser facturador
Imagina a Carlos, supervisor de logística en una distribuidora de insumos médicos. Cada mañana, sus repartidores salen con decenas de pedidos urgentes para hospitales y clínicas. El problema surge al final del día: mientras los conductores regresan exhaustos, deben sentarse a completar formularios de entrega, verificar cantidades aceptadas por cada cliente y luego enviar esa información al área de facturación. Solo entonces se emiten las facturas, generando un retraso de 24-48 horas en la cobranza. Carlos calcula que su equipo pierde 15 horas semanales en este proceso manual, tiempo que podría dedicar a más entregas. Esta situación es común en empresas donde la facturación se separa físicamente de la entrega, creando cuellos de botella y posibles errores de digitación.
La solución: Facturación al momento de validar la entrega
Odoo permite configurar tu sistema para que, al validar una orden de entrega en la aplicación de inventario, se genere automáticamente la factura correspondiente. Esto significa que el repartidor o almacenista, quien conoce exactamente qué cantidades se entregaron (incluso si fueron parciales), puede cerrar el ciclo venta-entrega-facturación en un solo clic. La clave está en utilizar productos con política de facturación "cantidades entregadas", que asegura que solo se facture lo realmente recibido por el cliente.
Ejemplo aplicado: En la empresa de Carlos, implementamos esta automatización con ayuda de Ganemo. Ahora, cuando un repartidor entrega insumos a un hospital y el cliente acepta solo 8 de las 10 unidades solicitadas (quizás por inventario limitado), el conductor valida la entrega parcial directamente desde su dispositivo móvil. Inmediatamente, Odoo genera una factura por las 8 unidades aceptadas, sin intervención del área administrativa. El hospital recibe la factura digital en minutos, no en días, mejorando el flujo de caja de la distribuidora. Ganemo nos ayudó a configurar este flujo considerando las particularidades del sector salud, donde las entregas parciales son frecuentes.
Configuración esencial: Política de facturación por cantidades entregadas
Para que este flujo funcione, debes asegurar que tus productos estén configurados con la política de facturación correcta. En Odoo, al crear o editar un producto, en la pestaña de ventas encontrarás la opción "Política de facturación". Selecciona "Cantidades entregadas" para que el sistema facture basándose en lo realmente despachado y validado, no en lo inicialmente pedido. Esta configuración es fundamental para empresas con entregas parciales, productos perecederos o donde los clientes pueden rechazar parte del pedido al momento de la recepción.
Caso de uso real: Una vinícola que exporta a restaurantes gourmet implementó esta configuración con asesoría de Ganemo. Sus productos tienen variaciones en calidad entre lotes, y a veces los chefs aceptan solo una parte del embarque. Antes, esto generaba tediosos ajustes manuales de facturación. Ahora, cuando el transportista valida que de 50 botellas de un vino premium, el restaurante aceptó 45 (rechazando 5 por corchos defectuosos), el sistema factura automáticamente las 45 botellas entregadas. La factura refleja la realidad operativa, eliminando discusiones posteriores con el cliente. Ganemo aseguró que la configuración aplicara solo a productos terminados, excluyendo transferencias internas entre bodegas.
El proceso paso a paso desde el inventario
El personal de logística accede a la aplicación de inventario de Odoo, donde visualiza las órdenes de entrega pendientes. Al seleccionar una entrega asociada a un pedido de venta, valida las cantidades reales despachadas (puede ser entrega total o parcial). Al confirmar la validación, Odoo genera automáticamente la factura correspondiente a las cantidades validadas. La factura queda inmediatamente asociada tanto a la orden de entrega (a través de un botón inteligente) como al pedido de venta original, manteniendo trazabilidad completa.
Historia de implementación: Un fabricante de muebles a medida tenía problemas con sus entregas en obra: los clientes a veces rechazaban piezas por detalles de acabado. Con Ganemo, configuramos que sus instaladores, desde tablets en obra, validen entregas en Odoo Inventory. Cuando un cliente acepta 3 de 4 módulos de cocina, el instalador registra la entrega parcial. El sistema genera al instante la factura por los 3 módulos aceptados, y el departamento de postventa recibe automáticamente una alerta sobre el módulo rechazado para reprogramar su fabricación. Esta integración, que Ganemo personalizó para su modelo de negocio, redujo sus días de cobro promedio de 45 a 18.
Flexibilidad configurada: No todo se automatiza
Odoo ofrece control granular sobre esta automatización. En la configuración de tipos de operación (bajo Inventario → Configuración → Tipos de operación), puedes activar o desactivar la opción "Generar factura al validar" para cada tipo de transferencia. Esto es crucial porque no todas las movimientos de inventario deben generar facturas: transferencias internas entre almacenes, movimientos de manufactura o ajustes de inventario no corresponden a ventas. La automatización aplica específicamente a órdenes de entrega vinculadas a pedidos de venta, donde el tipo de operación está configurado para permitirlo.
Ejemplo de configuración selectiva: Una cadena de retail con tiendas físicas y e-commerce trabajó con Ganemo para configurar esta flexibilidad. Para entregas desde su centro de distribución a tiendas (transferencias internas), desactivaron la generación automática de facturas. Pero para entregas directas a clientes finales desde el e-commerce (dropshipping), activaron la automatización. Así, cuando su proveedor logístico valida la entrega de un pedido online, se factura automáticamente al cliente, acelerando el ciclo de venta. Ganemo implementó reglas específicas por canal de venta, demostrando cómo la plataforma se adapta a modelos de negocio complejos.
Control sobre la experiencia de facturación
Además de activar la generación automática, puedes configurar si deseas que aparezca la ventana de confirmación de facturación o si prefieres que el proceso sea completamente silencioso. En la configuración de pedidos de venta (Ventas → Configuración → Ajustes), existen opciones para controlar la visibilidad de ayudas de facturación y la publicación automática de facturas. Esto permite adaptar la experiencia al perfil del usuario: un repartidor podría tener un flujo completamente automatizado sin ventanas emergentes, mientras el equipo de facturación mantiene controles de confirmación.
Caso de personalización: Una empresa de alquiler de equipos industriales necesitaba que sus técnicos en campo facturaran servicios de mantenimiento sin ser expertos en contabilidad. Con Ganemo, configuramos que, al validar la entrega de un servicio (registrada como orden de entrega especial), el sistema genere y publique automáticamente la factura sin mostrar ventanas de confirmación. Para facturas de alquiler mensual, mantuvieron la revisión del área financiera. Esta configuración híbrida, que Ganemo ayudó a diseñar, permitió facturar 80% de sus servicios en campo, reduciendo la carga administrativa central.
Trazabilidad completa: Todo conectado
La belleza de esta automatización es que mantiene la trazabilidad integral. Desde la orden de entrega validada, un botón inteligente te lleva directamente a la factura generada. Desde el pedido de venta original, ves tanto las entregas realizadas (y sus estados) como las facturas emitidas. Esta visibilidad 360° es invaluable para resolver consultas de clientes, auditorías internas o análisis de eficiencia operativa. Cada transacción queda documentada en su contexto completo.
Historia de trazabilidad: Un importador de productos electrónicos enfrentaba constantes reclamos de clientes sobre facturas que no coincidían con entregas. Con la implementación de Ganemo, ahora cada factura muestra claramente la orden de entrega específica que la generó, incluyendo fecha/hora de validación y persona que la realizó. Cuando un cliente pregunta por una factura, el servicio al cliente accede en segundos al registro completo: pedido original, entregas parciales (si las hubo) y facturas asociadas. Esta transparencia, facilitada por la integración nativa de Odoo que Ganemo aprovechó al máximo, redujo sus disputas comerciales en 70%.
Conclusión: Más que una función técnica, una ventaja competitiva
Automatizar la facturación desde las órdenes de entrega trasciende la mera eficiencia operativa. Representa acortar radicalmente tu ciclo de caja, mejorar la experiencia del cliente (que recibe su factura inmediatamente con lo realmente aceptado) y empoderar a tu equipo logístico. Como vimos en los casos reales, esta capacidad de Odoo, cuando se configura estratégicamente con el expertise de socios como Ganemo, se convierte en diferenciador competitivo para empresas de distribución, manufactura, servicios y retail. La clave está en mapear tus procesos específicos, configurar selectivamente la automatización donde genera valor, y entrenar a tus equipos en este nuevo flujo que elimina fricciones entre lo físico y lo administrativo.
¿Tu equipo de entregas pierde horas facturando manualmente? Automatiza la facturación desde las órdenes de entrega en Odoo