La historia de Distribuidora Moderna: Cuando el caos en los cobros amenazó su crecimiento
En Distribuidora Moderna, una empresa en plena expansión con 15 vendedores en campo, cada día terminaba con un dolor de cabeza para el área de contabilidad. Los vendedores emitían facturas desde sus dispositivos móviles y registraban los cobros inmediatamente, pero constantemente seleccionaban diarios de caja equivocados. Juan, el contador, pasaba horas corrigiendo registros: pagos que debían ir a la caja de Carlos aparecían en la de María, transferencias bancarias se registraban en diarios incorrectos. El resultado: conciliaciones imposibles, saldos de caja desfasados y clientes confundidos por estados de cuenta inexactos. Esta situación no solo consumía tiempo valioso, sino que ponía en riesgo la confiabilidad de sus reportes financieros.
El problema fundamental: Permisos demasiado amplios en Odoo
El problema radica en la configuración predeterminada de Odoo: cuando un usuario tiene permisos para registrar cobros, puede ver y seleccionar todos los diarios disponibles en el sistema. Esto incluye todas las cajas de efectivo, cuentas bancarias y métodos de pago configurados. En empresas con múltiples puntos de venta o equipos de campo, esta libertad se convierte en un riesgo constante de error humano.
Ejemplo aplicado: En Distribuidora Moderna, cada vendedor tenía su propia caja de efectivo para recibir pagos inmediatos. Carlos, con prisa por atender al siguiente cliente, seleccionaba rápidamente el primer diario que aparecía en la lista -que resultaba ser la caja de su compañera Ana- y registraba un pago de $500. Al final del día, Ana tenía $500 de más en su caja, Carlos $500 de menos, y la conciliación se volvía un rompecabezas. Fue entonces cuando consultaron con Ganemo, quienes identificaron que necesitaban un control granular sobre qué diarios podía ver cada usuario.
La solución: Control específico por usuario y diario
La solución consiste en configurar qué diarios específicos puede utilizar cada usuario al registrar cobros. Esto se logra asignando usuarios específicos a cada diario de caja, mientras que los diarios bancarios pueden mantenerse disponibles para todos o restringirse según sea necesario. Esta configuración obliga al usuario a pensar conscientemente en cómo está recibiendo el pago antes de registrarlo.
Caso de uso real: Después de implementar la solución con Ganemo, Distribuidora Moderna configuró diarios exclusivos: "Caja Carlos" solo visible para Carlos, "Caja Ana" solo para Ana, y el diario bancario disponible para todos los vendedores. Ahora, cuando Carlos emite una factura y va a registrar el cobro, el sistema solo le muestra dos opciones: su caja personal o el banco. No puede ver ni seleccionar por error la caja de Ana u otros compañeros. Esta simple restricción eliminó el 95% de los errores de registro que antes consumían horas de trabajo semanales.
Configuración práctica: Diarios por defecto y flujos optimizados
Para facilitar aún más el proceso, puedes configurar un diario por defecto para cada usuario. Si un vendedor recibe principalmente pagos en efectivo, su caja personal puede cargarse automáticamente, reduciendo clicks y acelerando el registro. Sin embargo, el usuario aún debe confirmar conscientemente la selección antes de proceder, manteniendo el control sobre el proceso.
Ejemplo en acción: En el caso de Distribuidora Moderna, configuraron que para los vendedores que trabajaban principalmente con efectivo, su caja personal se cargara por defecto. Para el equipo administrativo que manejaba transferencias, el diario bancario aparecía primero. Pero lo más importante: incluso con el diario por defecto cargado, el campo no estaba pre-seleccionado automáticamente. El usuario debía hacer clic y confirmar activamente su elección. Esta pequeña pausa forzada, recomendada por los expertos de Ganemo durante la implementación, previno los errores por "clic rápido" que antes eran tan comunes.
Integración con flujos de trabajo de campo
Esta funcionalidad es especialmente valiosa en empresas con operaciones de campo, donde los empleados emiten facturas y reciben pagos simultáneamente. Al integrar el control de diarios con módulos de facturación desde entregas, creas un flujo completo y seguro desde la entrega del producto hasta el registro del pago.
Historia de implementación: Un distribuidor de productos médicos que trabaja con Ganemo tenía un flujo donde sus representantes entregaban insumos, generaban la factura en el momento y recibían el pago inmediatamente. Antes de implementar el control de diarios, los errores eran constantes. Después de configurar el sistema con Ganemo, el representante valida la entrega, el sistema genera automáticamente la factura, y al momento de registrar el cobro, solo ve su caja personal pre-configurada. Un proceso que antes generaba estrés y correcciones ahora fluye con seguridad y precisión en segundos.
Cómo acceder a esta funcionalidad en tu empresa
Si ya eres cliente de Ganemo, esta funcionalidad está disponible en tu suscripción de mantenimiento. Solo necesitas comunicarte con tu ejecutivo de cuenta o con el equipo de implementación para que instalen y configuren el módulo según tus flujos específicos. Los analistas de Ganemo trabajan contigo para modelar tus procesos e identificar exactamente qué configuraciones necesitas.
Si no eres cliente de Ganemo pero implementas Odoo por tu cuenta o con otro partner, puedes adquirir la aplicación "Cashier Journal Control" en la tienda de aplicaciones de Odoo. Asegúrate de que sea la aplicación oficial de Ganemo para garantizar su funcionalidad y soporte. También puedes contactar directamente a Ganemo a través de WhatsApp, compartir el enlace de esta funcionalidad y solicitar un presupuesto personalizado.
Implementar este control no es solo una mejora técnica; es una inversión en la precisión de tus datos financieros y la eficiencia de tu equipo. Como vimos en los casos de Distribuidora Moderna y el distribuidor médico, el retorno se mide en horas recuperadas, errores eliminados y confianza restaurada en tus procesos de cobranza.
¿Tus empleados registran cobros en diarios equivocados? Cómo evitar errores críticos en Odoo