Cuando el presupuesto se escapa: la historia de Carlos
Carlos, gerente de proyectos en una constructora mediana, siempre comenzaba sus obras con un presupuesto detallado. Pero al final de cada mes, los numeros no cuadraban. Las compras de materiales se disparaban, la mano de obra se salia de control y los ingresos no se registraban a tiempo. En la ultima obra, un edificio de 12 pisos, el sobrecosto llego al 20% y la ganancia se esfumo. El problema: no tenia un sistema que integrara presupuestos, compras y contabilidad en tiempo real. Todo estaba en hojas de calculo desconectadas. Alli vio la necesidad de Odoo y un partner como Ganemo.
Creacion del proyecto y cuenta analitica
En Odoo, desde la aplicacion de Proyectos puedes crear multiples proyectos. Lo ideal es usar plantillas para que las tareas se generen automaticamente. Al crear un proyecto, es clave asegurarse de que se genere una cuenta analitica (centro de costo) asociada. Sin ella, no hay control de costos.
Por ejemplo, cuando Carlos creo el proyecto Torre Oasis, uso una plantilla de construccion. Automaticamente se crearon tareas, responsables y plazos. Luego, desde la configuracion del proyecto, activo la creacion automatica de la cuenta analitica. En un click, ya tenia el centro de costo listo. Si no lo hubiera hecho, los gastos e ingresos no se habrian asignado correctamente al proyecto. Ganemo recomienda siempre verificar este paso para evitar dolores de cabeza.
Definicion de partidas presupuestarias
Las partidas de obra son planes analiticos que agrupan conceptos como materiales, mano de obra, combustibles, etc. Cada empresa puede personalizarlas segun su giro. En Odoo, se gestionan como cuentas analiticas adicionales.
Carlos definio sus partidas: Valuacion de Avance (ingreso), Materiales, Mano de Obra Directa y Combustibles. Al crear el presupuesto del mes de abril, asigno montos a cada partida: 500,000 en ingreso y 350,000 en gastos distribuidos. Notese que no uso todas las partidas disponibles, solo las relevantes. Esto le dio flexibilidad para controlar lo que realmente importa. Con Ganemo, puedes configurar estas partidas rapidamente y asegurar que se alineen con tu plan contable.
Creacion de presupuestos por periodos
Odoo permite crear presupuestos por mes, trimestre o ano. En el proyecto, desde el dashboard, se agregan presupuestos definiendo tipo (ingreso/gasto/ambos) y periodo.
Carlos creo dos presupuestos: uno para abril y otro para mayo. En cada uno, repitio las partidas con montos estimados. Esto le permitio tener una vision mensual de lo esperado. Si hubiera querido un presupuesto unico para todo el proyecto, lo habria hecho sin dividir por mes. La clave esta en las fechas: el sistema usa el periodo para comparar con lo ejecutado. Ganemo enfatiza la importancia de llenar correctamente las fechas para que el reporte funcione.
Registro de ingresos y gastos: la base contable
La ejecucion del presupuesto se alimenta de los asientos contables. Cada factura de venta o compra, o asiento manual, que lleve las cuentas analiticas correctas (proyecto + partida) actualiza el ejecutado.
Carlos registro una factura de venta por 480,000 asignada al proyecto Oasis y a la partida Valuacion de Avance. Automaticamente, el presupuesto de abril mostro 480,000 ejecutados de los 500,000 presupuestados. Luego, para probar los gastos, registro una factura de compra por 300,000 en mano de obra, pero se dio cuenta de que excedia el presupuesto. Esto lo llevo a implementar ordenes de compra con aprobacion previa.
Control de compras con ordenes de compra
Para evitar sobrecostos, es recomendable que todos los gastos pasen por una orden de compra (OC) que siga un flujo de aprobacion. Al crear una OC, Odoo muestra una alerta si el monto supera el presupuesto restante.
Carlos elimino la factura directa y creo una OC por 84,000 (neto de IVA) para mano de obra. Al validar la OC, el sistema verifico que habia presupuesto disponible. Luego, al recibir la factura, los centros de costo se heredaron automaticamente. El resultado: el gasto ejecutado quedo en 84,000, dentro del presupuesto. Ganemo recomienda configurar flujos de aprobacion para que cada OC sea revisada por el responsable antes de continuar.
Gestion de ingresos diferidos y asientos manuales
No todos los registros contables son facturas. Por ejemplo, los anticipos de clientes se registran como pasivos (cuentas de control) y no impactan el presupuesto hasta que se reconoce el ingreso.
Carlos recibio un anticipo de 140,000 que registro en una cuenta de pasivo (ingreso diferido) asignada al proyecto. Este monto no aparecio en el presupuesto de ingresos, pero si en un reporte analitico por cuenta financiera. Cuando meses despues reconocio 100,000 como ingreso real, hizo un asiento manual debitando la cuenta de pasivo y acreditando la cuenta de ingreso, asignando las partidas correctas. Asi pudo controlar la conversion de diferido a devengado. Con Ganemo, puedes automatizar estas distribuciones analiticas para que los asientos se generen sin errores.
Reportes y dashboards
Odoo ofrece multiples vistas para monitorear: desde el dashboard del proyecto (con graficos de ejecucion) hasta reportes contables de presupuesto agrupados por proyecto, partida y periodo.
Carlos usa el dashboard del proyecto para ver rapidamente el avance. Tambien accede al reporte analitico de presupuestos en Contabilidad para comparar lo presupuestado vs ejecutado de todos los proyectos. Alli ve que en abril tiene ingresos por 580,000 (incluyendo el reconocimiento manual) y gastos por 84,000, con un neto de 495,000. Si necesita profundizar, hace clic en la partida y ve el detalle de las facturas o asientos que lo originaron. Ganemo capacita a los equipos para aprovechar al maximo estas herramientas y tomar decisiones informadas.
Conclusion: el control total con Odoo y Ganemo
Carlos transformo su gestion. Ahora cada compra pasa por aprobacion, los ingresos se registran correctamente y puede ver en tiempo real si se esta desviando del presupuesto. El resultado: la Torre Oasis termino con un sobrecosto menor al 2%, gracias a la integracion de Odoo. Si tu tambien quieres lograr ese nivel de control, Ganemo es el partner ideal para implementar Odoo en tu empresa. Te ayudamos a configurar cuentas analiticas, partidas presupuestarias, flujos de aprobacion y reportes a la medida. Contactanos y lleva tus proyectos al siguiente nivel.
Tu proyecto de construccion se sale del presupuesto? Aprende a controlarlo con Odoo